گاهی اوقات پیش می‌آید که یک سری از کارهای ما عقب می‌افتند و به یک سری دلایل در زمانی که باید، انجام نمی‌شوند. علی‌الخصوص اگر کارهایی که ما داریم بسیار زیاد باشند، آنگاه دیگر عقب افتادن از پروژه‌ها و ضرب الاجل‌ها بسیار آسان خواهد بود. همراه با استرسی که این روزها از موضوعات مختلفی از جمله همه‌گیری کرونا بر دوشمان احساس می‌کنیم، این انبوه کار می‌تواند مانند کوهی غیرقابل عبور به نظر برسد. اگر برای شما هم چنین مشکلی پیش آمده است و اخیراً گذراندن روز کاری سخت‌تر شده است، بدانید که تنها نیستید. حتی متخصصان بهره‌وری و نویسندگانی که در انجام کارها متخصص هستند نیز گاهی در انجام کارهای خود، عقب می‌مانند. بیایید ببینیم این متخصصان برای حل مشکل عقب افتادن کارها چه روش‌هایی را در پیش می‌گیرند.
در ادامه مطلب، برخی از بهترین نکاتی را که کارشناسان بهره‌وری، در مورد کارهایی که هنگام عقب افتادن از کار انجام می‌دهند تا از احساس غرق شدن در آن‌ها جلوگیری کنند، به اشتراک می‌گذاریم. البته پاسخ‌های آن‌ها را برای وضوح، کمی ویرایش کریدم و با توضیح اضافی به شما ارائه دادیم.
هنگام عقب افتادن کارها کمک بخواهید!
این قسمت ترجمه صحبت‌های آلن هنری (Alan Henry)، سردبیر مجله Wired.
وقتی در کارهای زیادی که داریم می‌شوم یا ناگهان یکسری مسئولیت را در کنار همه کارهایی که دارم بر عهده می‌گیرم، ابتدا می‌نشینم و سعی می‌کنم همه چیز را بر اساس اهمیت سازماندهی کنم.
این قسمت از کار، در واقع یک قسمت سخت است؛ نه به دلیل سازماندهی کارها بلکه به دلیل توقف در میان انبوهی از کارهای عقب افتاده. زیرا سازماندهی کارها کاری آسان است اما اینکه در میان بسیاری کار که همگی عقب افتاده‌اند، شما توقف کنید و سعی کنید کارها را بر اساس اهمیت سازماندهی کنید، کمی سخت است و ممکن است حتی به نظر احمقانه برسد. زیرا باید از کاری که انجام می‌دهید دست بکشید تا دوباره شروع کنید؛ به خصوص زمانی که ممکن است عقب مانده باشید یا خسته باشید.
اما این کار اهمیت دارد، شما باید متوقف شوید، استراحت کنید، کمی شفافیت ذهنی به دست آورید. پیاده روی کنید، یک لیوان بزرگ آب بنوشید، مطمئن شوید که امروز غذا خورده‌اید. هنگامی که سرحال شدید، برگردید و سعی کنید وظایف و کارهای خود را بر اساس اولویت، اهمیت (دو چیز متفاوت!) و تفویض اختیار (یعنی سپردن کار به دیگری) سازماندهی کنید.
مفهوم کمک خواستن از دیگران
وقتی در رابطه با سپردن کار به دیگری صحبت می‌کنیم، منظورمان فقط چیزهایی نیست که می‌توانید از دیگران بخواهید انجام دهند. بلکه منظورمان حتی این است که برخی از کارها را از دوشتان بردارید و از مدیرتان بخواهید که آن را دیگر به شما نسپارد یا از یک دوست یا یک همکار بخواهید که در انجام آن به شما کمک کند.
از درخواست کمک نترسید! بسیاری از فکر می‌کنیم که باید همه کارها را به تنهایی انجام دهیم وگرنه آن کار به درستی انجام نمی‌شود، اما اینطور نیست، اگر از دیگران کمک بخواهید ممکن است حتی کارتان خیلی بهتر پیش برود.
اینکه آیا شما امنیت روانی برای درخواست کمک دارید یا خیر، یک سوال کاملا متفاوت است، اما اگر دارید، آن را بخواهید!
بسیاری اوقات پیش آمده است که زمانی که مدیر من دیده است که من از عهده یک کار برنمی‌آیم به من گفته است که دفعه بعد، زودتر با من صحبت کن، می‌توانم به تو کمک کنم.
همه چیز را از ذهن خود بیرون بیاورید و روی کاغذ بنویسید.
این قسمت ترجمه صحبت‌های آنا دیرمون کورنیک (Anna Dearmon Kornick)، مربی مدیریت زمان و مجری پادکست «درباره زمان (It’s About Time).
کاری که دوست دارم انجام دهم این است که همه چیز را از ذهنم بیرون بیاورم و روی کاغذ بنویسم.
یک کاغذ سفید خالی بردارید و یک خط عمودی و یک خط افقی که در وسط یکدیگر را قطع می‌کنند، بکشید، بنابراین چهار بخش در کاغذ دارید.
در گوشه سمت چپ بالا، بنویسید «حتما باید انجام شود.» بالا سمت راست، بنویسید «باید انجام شود». پایین سمت چپ، بنویسید «می‌توانم» و پایین سمت راست، «می‌خواهم».
سپس شروع کنید به نوشتن چیزهایی که در ذهنتان وجود دارد در این 4 بخش.
این کار به شما کمک می‌کند که تمام کارهایی که در ذهنتان دارید را دسته بندی کنید. سپس ببینید کدام اهمیت بیشتری دارد کدام ضروری است و … .
هنگامی که هر چه در ذهنتان بود را بر روی کاغذ آوردید، به آنچه در لیست کارهایی که باید انجام دهید وجود دارند، نگاه کنید، سپس اولویت‌بندی یا رتبه‌بندی را شروع کنید و در کنار تمام موارد، به ترتیب اهمیت، یک یا دو یا سه بنویسید.
مطمئن باشید در این مرحله احساس آرامش زیادی را خواهید داشت، زیرا می‌دانید که باید از کجا شروع کنید.
زمان پروژه را تمدید کنید!
این قسمت ترجمه صحبت‌های کریس بیلی (Chris Bailey)، نویسنده کتاب «پروژه بهره‌وری (The Productivity Project)»
وقتی از کار عقب می‌افتم، زمان بیشتری را صرف برنامه‌ریزی می‌کنم و فهرستی از تمام پروژه‌های فعلی که در لیست انتظار دارم تهیه می‌کنم. سپس می‌بینم که آیا می‌توانم هر یک از آن پروژه‌ها را به شخص دیگری واگذار کنم یا اینکه آیا می‌توانم آن‌ها را کنار بگذارم یا نه.
سپس با پروژه‌هایی که باقی مانده‌اند، به ضرب‌الاجل‌های آن‌ها نگاه می‌کنم تا ببینم با توجه به زمان، توجه و انرژی که دارم، می‌توانم به طور منطقی همه آن‌ها را انجام دهم یا نه. اگر منطقی نبود و این امکان میسر نبود، سعی می‌کنم به نحوی زمان چند پروژه را تمدید کنم. مثلاً به مدیر پروژه می‌گویم که برای انجام آن پروژه به شکلی خوب به زمان بیشتری نیاز دارم، یا فقط با اطلاع اینکه من دیرتر از موعد می‌توانم پروژه را برسانم، آن‌ها را از این روند آگاه کنم.
90 درصد مواقع متوجه می‌شوم که می‌توان با این تاکتیک‌ها حجم کلی کار را کاهش داد.
بپذیرید که عقب هستید و به کمک نیاز دارید!
پاملا ای. رید (Pamela A. Reed)، مربی مدیریت زمان و نویسنده کتاب «کسب و کار ناتمام: چگونه کاری را که شروع می‌کنید سریعتر به پایان برسانید (Unfinished Business: How to Finish What You Start … Faster)!»
- بپذیرید که عقب هستید و به کمک نیاز دارید!
- لیست وظایف خود را اولویت‌بندی کنید.
- حواس پرتی خود را محدود کنید. رسانه‌های اجتماعی را کمتر بررسی کنید یا زمان خاصی را برای بررسی آن اختصاص دهید
- برای مدت معینی پشت درهای بسته تنها باشید و تمام کارهای خود را انجام دهید.
اگر وظیفه شما شامل وظایف دیگران می‌شود، سریع ارتباط برقرار کنید.
این قسمت ترجمه صحبت‌های راشل ایسیپ (Rashelle Isip)، مشاور بهره‌وری می‌باشد.
من در چنین مواقعی که درگیر مشکل عقب افتادن کارها شده‌ام، اولین کاری که انجام می‌دهم این است که یک قدم به عقب برگردم و کار را متوقف می‌کنم. زیرا برخورد با بسیاری از اتفاقات در یک زمان کار درستی نیست.
شما هم در چنین مواقعی، همین کار را انجام دهید و سپس به پروژه‌ها و ضرب الاجل‌ها نگاه کنید. کاری که باید انجام دهید این است که بررسی کنید که آیا این فقط کار شما است یا دیگران را نیز درگیر می‌کند؟
اگر اینطور است، پس ارتباط با آن‌ها باید اولین کاری باشد که انجام می‌دهید. آن‌ها را از آنچه اتفاق افتاده است آگاه کنید، شاید از این طریق بتوانید کارتان را کمی بهتر انجام دهید. همین که او را باید در جریان کارها قرار دهید.
ذهن خود را آرام کنید.
این قسمت ترجمه صحبت‌های سمفی وای (Samphy Y)، مربی بهره‌وری در رابطه با عقب افتادن کارها می‌باشد.
من اعتماد دارم که همه چیز با یک ذهن آرام شروع می‌شود. شما باید به طور منظم برای تسلط بر برخی مهارت‌ها تمرین کنید: مدیریت استرس و انعطاف‌پذیری، اولویت‌بندی و مدیریت زمان و کار.
اول، من با استفاده از مدیتیشن با احساس غرق شدن مقابله می‌کنم. سپس، تمام کارهایی را که باید انجام بدهم یادداشت می‌کنم. مغز خیلی مکان خوبی برای ذخیره وظایف نیست، بلکه کاغذ بهترین جا برای پیاده‌سازی این وظایف می‌باشد. همچنین زمانی که یک مشکل را بتوانید ببینید، راحت‌تر می‌توانید آن را حل کنید.
پس از آن، زمان اولویت‌بندی با استفاده از ماتریس آیزنهاور است. ماتریس آیزنهاور می‌گوید، ابتدا کارهای مهم و فوری را انجام دهید. برای کارهای مهم اما نه خیلی فوری برنامه‌ریزی کنید. کارهایی را که فوری هستند اما در حیطه تخصص شما نیستند به دیگری محول کنید و بقیه کارها را حذف کنید.
گاهی اوقات معلوم می‌شود که اگر بتوانید تمرکز داشته باشید، انبوهی از وظایف قابل مدیریت است.
دیدگاهتان را بنویسید