در این مقاله با 6 روش کاربردی برای کنترل درست زمان و استفاده بهینه از آن آشنا خواهید شد. این مقاله نوشته دکتر پرپتوا نئو می‌باشد. خواندن این مقاله کاربردی از زردنیوز را به شما شدیدا توصیه می‌کنیم.
مقدمه
به عنوان کسی که مجبور بود زمانش را برای رفت و آمد به دو کشور و سه شهر تقسیم کند، به سرعت متوجه شدم که تقویم‌ها زندگی خودشان را دارند. حتی اگر تا عصر یکشنبه هفته آینده زمان زیادی به نظر برسد اما به سرعت زمان می‌گذرد.
آنجا بود که اهمیت تعیین مرزهای زمانی را یاد گرفتم، اگر چه دیر یاد گرفتم اما متوجه شدم که زمان و انرژی‌ام را فقط به افرادی که می‌خواهم با آنها وقت بگذارنم اختصاص بدهم و حتی اگر بسیاری از رویدادهای داخل تقویم با تفریح بگذرد. به عنوان یک درونگرا به اوقات تنهایی نیز نیاز دارم تا بتوانم انرژی درونی‌ام را بالا ببرم و زمانی برای فکر کردن و خوابیدن داشته باشم.
ساعاتی را که به خودم اختصاص می‌دهم برایم بسیار ارزشمند است و فقط به این دلیل که از لحاظ فنی یک فاصله زمانی وجود دارد به این معنی نیست که باید بیدار شوم یا زمان‌ام را قربانی انجام دادن کاری بکنم.
در عوض، می‌توانیم در مورد تنظیم مجدد زمان هوشمندانه عمل کنیم. امروز من بیشتر وقتم را در یک کشور می‌گذرانم و تقویم من هنوز زندگی خاص خود را دارد. اما به عنوان فردی که روی صندلی خلبان نشسته است، می‌توانم کارهای زیادی انجام دهم تا کنترل را حفظ کنم.
چرا مرزهای مربوط به زمان شما بسیار مهم است؟
اگر نتوانید زمان خود را کنترل کنید، برنامه‌ها و مسئولیت‌های شما سرریز می‌شوند. برخی از مردم نمی‌دانند احترام گذاشتن به وقت یکدیگر چیست و اگر به آنها یاد ندهید که برای شما این مسئله چه اهمیتی دارد، نمی‌توانید بعدا آنها را مقصر بدانید. در همین حال، رنجش شما افزایش می‌یابد. عجله آشفته‌کننده بین برنامه‌ها به این دلیل که نتوانستید نه بگویید یا به موقع آنجا را ترک کنید، احساس آشفتگی در سرتان و عذرخواهی مداوم خسته‌کننده می‌شود. این یک بهره مرکب برای زمان از دست رفته است که می‌پردازید.
البته، این چیزی است که همه از نظر فنی می‌توانند آن را تحمل کنند – مشابه استرس، فشار بیش از حد، و سلامتی نامناسب – اما چرا به جای اینکه احساس کنید مثل یک شهید زمان هستید و انرژی‌تان تمام می‌شود، راه بهتری را انتخاب نمی‌کنید؟
بله، شما ممکن است اینگونه تربیت شده باشید که به همه بله بگویید و نمی‌دانید چگونه نه بگویید، چه رسد به اینکه اجازه دارید نه بگویید. و بله، گاهی اوقات فقط پنج دقیقه در روز یا دو ساعت در هفته است. اما رابطه زمان و انرژی نامتناسب است. اگر قبلاً از آن تماس تلفنی می‌ترسیدید، در حین آن چشم غره می‌روید (و خودتان را به خاطر این کار قضاوت می‌کنید)، خسته شده‌اید و بعد از آن به فکر فرو می‌روید، آن موقع دیگر پنج دقیقه فقط پنج دقیقه نیست. فقط به این دلیل که آن زمان خالی در تقویم شما وجود دارد به این معنی نیست که باید پر شود. زمان شما مثل یک بوفه هر چیزی میخواهی بردار کنار خیابان نیست که هرکسی بیاید و بخشی از آن را بگیرد. همانطور که تری کول روان‌درمانگر زمانی می‌گفت، اگر اپیدمی فرسودگی شغلی واقعاً یک اپیدمی مرزهای بد باشد، چه؟
چگونه با موفقیت برای زمان خود حد و مرز تعیین کنید؟
چه برای جلسات، قرار ملاقات‌ها، گردهمایی‌های اجتماعی یا هر چیز دیگری باشد، در اینجا کاری که می‌توانید انجام دهید تا از همه چیز آگاه باشید آورده شده است:
دو زنگ هشدار تنظیم کنید
با روزهایی خداحافظی کنید که در طول یک جلسه وقت کم می‌آورید و برای هر رویداد متوالی دیر می‌آیید، همیشه سراسیمه عذرخواهی می‌کنید و احساس می‌کنید کنترل ندارید. کاری که من انجام می‌دهم این است که دو زنگ هشدار تنظیم می‌کنم، یکی 10 دقیقه قبل از حرکت، و دیگری برای اینکه به من بگوید چه زمانی باید بروم. همچنین به فردی که با او هستم می‌گویم که زنگ هشدار به صدا در می‌آید.
این استراتژی برای بازگرداندن کنترل زمان خود در زمانی که فاصله زمانی کمی بین دو برنامه دارید عالی است. همچنین برای ملاقات با افرادی خوب است که تا زمانی که شما در شرف رفتن هستید سراغ اصل مطلب نمی‌روند یا با درخواست وقت بیشتر شما را در معذوریت قرار می‌دهند. زیرا همانطور که زنگ صبحگاهی شما را به بدنتان باز می‌گرداند تا روز را شروع کنید، این زنگ‌ها یک سیگنال عینی هستند که “زمان تمام شده است!” این همچنین شما را مستلزم به مسئولیت‌پذیری در برابر زمان می‌کند. همه ما افرادی را می‌شناسیم که بی‌دلیل و بدون اینکه اهمیت بدهند دیر می‌کنند و بعد فکر می‌کنند که هنوز همان مقدار زمان را خواهند داشت. خیر. این کار شما این پیام را می فرستد که خط قرمز کشیده شده است. از این به بعد، ما به وقت همدیگر احترام می‌گذاریم یا هیچی!
یک محدودیت زمانی تعیین کنید
تعیین محدودیت زمانی همه را وادار می‌کند که برای زمان ارزش قائل شوند و شما حضور و انرژی یکدیگر را بی‌ارزش در نظر نمی‌گیرید. همچنین به شما می‌آموزد که قاطعانه‌تر برخورد کنید و زمان را هوشمندانه بگذرانید. از آن بهتر، شما همچنین می‌توانید سوالاتی مانند این‌ها بپرسید:
- “از این مدت با هم بودنمان چه چیزی را دوست داری؟”
- “دوست داری چگونه از تو حمایت کنم؟ آیا یک گوش شنوا میخواهی یا کسی که مشکلات را با کمک او حل کنی؟”
- “چگونه می‌توانیم از زمان خود به بهترین شکل استفاده کنیم؟”
از آنجایی که آمدن به جلسات با یک دستور کار، کارها را کارآمدتر و مؤثرتر می‌کند، این سؤالات می‌توانند زمان و انرژی شما را بهتر هدایت کنند.
اجرای پنجره‌های 10 دقیقه‌ای
آخرین باری را که برنامه‌های پشت سر هم داشتید – خواه ملاقات برای نوشیدن قهوه، جلسات کاری یا مهمانی‌های مفرح باشد – و فکر کردید “بعداً همه چیز را انجام می‌دهم” و هرگز انجام ندادید به یاد دارید؟ مطمئناً، اگر آنها سرگرم‌کننده و غیررسمی هستند، می‌توانید فکر کردن به آن را نادیده بگیرید، اما در مواقعی که هرگز نمی‌توانید یادداشت‌های خود را برای جلسات بنویسید چطور؟ در اینجور مواقع شما اهمال کاری کرده‌اید و سپس حس وحشتناکی به شما دست می‌دهد و این بار عاطفی رو هم انباشته می‌شود.
این به این دلیل نیست که شما تنبل هستید. به این دلیل است که وقتی چیزها را بدون وقفه با هم انجام می‌دهیم و فکر می‌کنیم کارآمدتر است، همه چیز مانند یک توده بی‌شکل به نظر می‌رسد. و همانطور که آنها روی هم انباشته می‌شوند، پردازش همه آن از نظر عاطفی بیش از پیش کلافه‌کننده می‌شود. آن وقت است که کلمه P مخوف وارد می‌شود: اهمال کاری.
در عوض، من همیشه توصیه می‌کنم یک پنجره 10 دقیقه‌ای (حداقل) بین برنامه‌ها ایجاد کنید. این چیزی است که من آن را صرف زمان برای خرید زمان و آرامش بیشتر می‌نامم. در طول این پنجره زمانی، من با انجام یک تمرین تنفسی برای تنظیم مجدد مغز که به من کمک می‌کند از یک تعامل به تعامل دیگر انتقال پیدا کنم، ذهنم را خالی می‌کنم. همچنین بازتاب‌هایم را از آنچه قبلاً رخ داده یادداشت می‌کنم تا آن رویداد را در ذهنم ببندم، علاوه بر آنچه از رویداد بعدی می‌خواهم.
انواع کارها یا مکان‌ها را تقسیم‌بندی کنید
اینکه 20 دقیقه زمان صرف انجام کارها در اینجا و آنجا کنید انرژی بیشتری از شما می‌گیرد. این یک کار ذهنی و احساسی است و جابجایی بین انواع کارها نیز انرژی مصرف می‌کند. بنابراین، یک راه عالی برای تمرین مرزهای زمانی، برنامه‌ریزی کارهایی است که در یک منطقه جغرافیایی خاص یا از نوع خاصی هستند. به عنوان مثال، می‌توانید کارهای خلاقانه‌تری را در یک پنجره زمانی خاص یا یک روز انجام دهید، و سپس وظایف استراتژیک یا اداری را در یک روز دیگر انجام دهید. به این ترتیب، با عدم نیاز به جابجایی بین انواع مختلف وظایف، انرژی بسیار بیشتری به دست می آورید.
در مورد مکان‌ها، حتی اگر می‌ترسید که به صورت غیرقطعی با شخصی در یک مکان خاص موافقت کرده‌اید، تنها کاری که باید انجام دهید این است که با مهربانی درخواست کنید که آن قرار را تغییر دهید. به آن اینجوری نگاه کنید: وقتی انرژی بیشتری داشته باشید، بهتر می‌توانید با دیگران ارتباط برقرار کنید. از جمله خودت. مخصوصا خودت.
از تغییر برنامه یا رد درخواست کسی نترسید
همه رویدادها مستقیماً به تقویم من می‌روند، بنابراین زمان را پیگیری می‌کنم و دید کلی دارم. من تقویم خود را به یک گالری تشبیه می‌کنم – آیا فضای سفید کافی وجود دارد تا همه چیز بدرخشد؟ اگر کارها خیلی انباشته به نظر برسد، من برای زمان‌بندی مجدد درخواست می‌دهم. حتی گاهی اوقات می‌گویم: “هفته خیلی پر به نظر می‌رسد، و من می‌خواهم کمی برای انرژی خود برنامه‌ام را خالی کنم.” این مهم است، به خصوص اگر درونگرا هستید، یا زمانی که زندگی چالش برانگیزتر است. اکثر مردم آنقدر درک می‌کنند که آن را بپذیرند.
آیا این می‌تواند یک تماس تلفنی، ایمیل یا پیامک باشد؟
لازم نیست همه چیز رو در رو انجام شود، به خصوص اگر زمان را بدیهی فرض کنیم. اغلب، یک تماس تلفنی که در آن دستور کار یا یک ایمیل که در آن چکیده کار وجود دارد، کافی است. حتی می‌توانید بگویید، “بیایید از طریق ایمیل یا تماس تلفنی شفاف‌سازی کنیم، سپس اگر لازم باشد، رو در رو نیز به آن می‌پردازیم.”
بازیابی زمان خود
بسیاری از مردم در برابر محدودیت‌های زمانی مقاومت می‌کنند، نه به این دلیل که آنقدر خسته‌اند که نمی‌توانند آنها را ایجاد کنند، بلکه به این دلیل که نمی‌دانند اگر این کار را نمی‌کردند چه اتفاقی می‌افتاد. آنها با آن فضای اضافی چه خواهند کرد؟ اغلب به همین دلیل است که ما خود را با فعالیت‌ای گیج‌کننده بی‌حس می‌کنیم و بین اعتیاد به کار و معاشرت در نوسان هستیم. یا، احساس می‌کنیم که شایسته آن فضای اضافی نیستیم.
بنابراین، به جای نگرانی، برای آنچه که در آن زمان انجام می‌دهید، برنامه‌ای داشته باشید. هیچکس نمی‌گوید که شما باید تمام فضای سفید در تقویم خود را به خودتان اختصاص دهید. اینجاست که مفهوم من از “کارت وایلد زمان” به میان می‌آید: من حدود 40 تا 60 درصد از زمان بازیابی شده را به بله گفتن به هر چیز جالب دیگری که ظاهر می‌شود اختصاص می‌دهم. چه کاری می‌توانید انجام دهید تا خود را دوباره شارژ کنید یا با کسانی که عمیقاً دوستشان دارید، اوقات خوشی را ایجاد کنید؟
زندگی همیشه ظاهر می‌شود به خودتان اجازه دهید که با آن غافلگیر شوید.
مطالب مرتبط: چگونه مهارت خود در مدیریت زمان را ارتقا ببخشیم؟
دیدگاهتان را بنویسید